Das Fahrtenbuch, das nicht am Monatsende entsteht.
Jede Fahrt wird aufgezeichnet, während sie stattfindet, und lässt sich als Beleg exportieren. So lassen sich Dienst- und Privatkilometer für den Sachbezug nachvollziehbar belegen.
Jede Fahrt eintragen…
Jeden Kilometer nachrechnen…
Jeden Tag dasselbe Spiel…
Das klassische Fahrtenbuch wird selten direkt nach jeder Fahrt geführt. Viel öfter wird später nachgetragen, am Abend, am Wochenende, am Monatsende, oder dann, wenn die Aufzeichnungen plötzlich gebraucht und wichtig werden.
Ein nachträglich aus dem Gedächtnis erstelltes Fahrtenbuch kann bei einer Prüfung zum Problem werden.
- Fahrten werden nachträglich aus dem Gedächtnis rekonstruiert
„Wo war ich vor drei Wochen am Nachmittag …“ - Kilometerstände werden geschätzt oder später ergänzt
- Fehlende Einträge fallen oft erst Wochen später auf
- Excel-Listen erfüllen nicht automatisch die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
- Unvollständige oder widersprüchliche Aufzeichnungen können bei einer Prüfung zum Problem werden
Und dann gibt es noch die stille Variante: Manche Betriebe verzichten gleich ganz auf mögliche steuerliche Vorteile, weil ihnen der laufende Nachweis zu aufwendig erscheint. Das kann Monat für Monat unnötig Geld kosten, bei jedem einzelnen Fahrzeug.
Ein Fahrtenbuch sollte deshalb nicht geschrieben werden müssen. Es sollte automatisch entstehen.
Aufzeichnung statt Erinnerung
Ein Ortungsgerät im Fahrzeug erfasst jede Fahrt automatisch: Startzeit, Startort, Zielort, Kilometerstand, Dauer. Der Fahrer ordnet die Fahrt einer Kategorie zu, geschäftlich oder privat, und das war es.
Automatisch erfassbar sind beispielsweise:
- Beginn und Ende der Fahrt,
- gefahrene Strecke,
- Kilometerstand,
- Start- und Zielpunkt bei geschäftlichen Fahrten.
Der Fahrer muss je nach Nutzung weiterhin:
- die Fahrt als geschäftlich, privat oder Arbeitsweg zuordnen,
- gegebenenfalls Geschäftszweck, Kunde oder Ansprechpartner ergänzen,
- fehlerhafte Zuordnungen zeitnah berichtigen.
Für die Mitarbeiter fällt die Abendarbeit weg, für die Buchhaltung fällt das Nachtelefonieren weg.
Was der halbe Sachbezug wirklich wert ist
Wann der halbe Sachbezug möglich ist
Wird der Firmenwagen im Jahresdurchschnitt nachweislich höchstens 500 Kilometer pro Monat beziehungsweise 6.000 Kilometer pro Jahr privat genutzt, kann der halbe Sachbezugswert angesetzt werden. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen dabei zu den Privatfahrten.
Ein kurzes Beispiel
Bei Anschaffungskosten von 40.000 Euro und einem Sachbezugswert von 1,5 Prozent werden monatlich 600 Euro berücksichtigt. Beim halben Sachbezug reduziert sich dieser Wert auf 300 Euro.
Das bedeutet keine Auszahlung von 300 Euro. Um diesen Betrag verringert sich die steuer- und sozialversicherungspflichtige Bemessungsgrundlage.
Die gesetzlichen Höchstwerte
- 2 Prozent Sachbezug: maximal 960 Euro monatlich
- halber Wert: maximal 480 Euro monatlich
- 1,5 Prozent Sachbezug: maximal 720 Euro monatlich
- halber Wert: maximal 360 Euro monatlich
Welcher Prozentsatz gilt, hängt unter anderem von Anschaffungskosten, Erstzulassung und CO₂-Wert des Fahrzeugs ab. Für Fahrzeuge mit 0 Gramm CO₂ fällt grundsätzlich kein Sachbezug an. Die tatsächliche Nettoentlastung hängt von der individuellen Lohnabrechnung ab.
Die konkrete steuerliche Behandlung klären Sie bitte mit Ihrer Lohnverrechnung oder Steuerberatung. Das digitale Fahrtenbuch liefert die dafür benötigten Fahrzeug- und Fahrtdaten.
Entscheidend ist nicht, woran Sie sich am Jahresende erinnern.
Entscheidend ist, was sich nachvollziehbar belegen lässt.
Das digitale Fahrtenbuch zeichnet die Fahrten automatisch auf und zeigt, wie sich dienstliche und private Kilometer tatsächlich entwickeln.
Die Route bleibt privat. Die Kilometer bleiben im Fahrtenbuch.
Schaltet der Fahrer den Privatmodus ein, sind Route, Ziel und besuchte Orte für den Betrieb nicht sichtbar. Für das Fahrtenbuch bleiben lediglich die Kennzeichnung als Privatfahrt und die gefahrenen Kilometer erhalten.
So bleibt das Fahrtenbuch vollständig, ohne das Privatleben Ihrer Mitarbeiter sichtbar zu machen.
Selbst eingerichtet. Schritt für Schritt dokumentiert.
- Das passende Steckgerät kann bei kompatiblen Fahrzeugen selbst angeschlossen werden.
- Die Konfiguration erfolgt durch den Kunden.
- Eine ausführliche Online-Dokumentation führt durch Privatmodus, Rollen, Zugriffsrechte und Fahrtenbuch.
- Konkrete technische Fragen können telefonisch geklärt werden.
- Die innerbetriebliche und rechtliche Abstimmung liegt beim Unternehmen.
Was Betriebe vorher fragen
„Ist ein digitales Fahrtenbuch automatisch ein anerkannter Nachweis?“
Nein. Entscheidend ist nicht, ob das Fahrtenbuch digital oder auf Papier geführt wird, sondern ob die Aufzeichnungen vollständig, zeitnah und nachvollziehbar sind. Änderungen müssen erkennbar bleiben. Die abschließende steuerliche Beurteilung erfolgt durch die Finanzverwaltung.
„Reicht das Fahrtenbuch für den halben Sachbezug?“
Das Fahrtenbuch liefert den erforderlichen Nachweis. Für den halben Sachbezug dürfen im Jahresdurchschnitt höchstens 500 Kilometer pro Monat beziehungsweise 6.000 Kilometer pro Jahr privat gefahren werden. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen dabei als Privatfahrten.
„Was sieht der Arbeitgeber bei Privatfahrten?“
Bei entsprechend eingerichtetem Privatmodus sind Route, Ziel und besuchte Orte für den Arbeitgeber nicht sichtbar. Im Fahrtenbuch bleiben lediglich die Kennzeichnung als Privatfahrt und die gefahrenen Kilometer erhalten.
„Können Fahrten nachträglich geändert werden?“
Fahrtart, Zweck und ergänzende Angaben können nachträglich korrigiert werden. Änderungen werden im Fahrtenbuch dokumentiert und bleiben dadurch nachvollziehbar. Die ursprünglich erfassten Fahrzeugdaten werden nicht unbemerkt überschrieben.
„Wer ordnet eine Fahrt als privat oder geschäftlich ein?“
In der Regel wählt der Fahrer in der App zwischen Geschäftsfahrt, Arbeitsweg und Privatfahrt. Die Auswahl kann vor oder nach der Fahrt erfolgen. Klare betriebliche Regeln helfen dabei, Fahrten einheitlich einzuordnen.
„Funktioniert das auch bei Poolfahrzeugen?“
Ja. Fahrer können sich in der App dem jeweils verwendeten Fahrzeug zuordnen. Dadurch lassen sich auch bei wechselnden Fahrern die Fahrten der richtigen Person und dem richtigen Fahrzeug zuweisen.
„Braucht jedes Fahrzeug ein Gerät?“
Für die automatische Erfassung benötigt jedes Fahrzeug ein eigenes LINK-Gerät oder eine unterstützte werkseitige Fahrzeuganbindung. Die Fahrer-App kann dagegen mit unterschiedlichen Fahrzeugen verwendet werden.
„Wer schließt das Gerät an?“
Ein LINK 245 wird am OBD-II-Anschluss eines kompatiblen Fahrzeugs eingesteckt. Das können Sie selbst erledigen; ein Werkstattbesuch ist dafür normalerweise nicht erforderlich. Sollte ein Fahrzeug ein fest verbautes Gerät benötigen, beauftragen und bezahlen Sie die Werkstatt direkt.
„Wer richtet das System ein?“
Die Einrichtung übernehmen Sie anhand unserer ausführlichen Online-Dokumentation selbst. Darin werden Fahrzeugzuordnung, Fahrer, Privatmodus, Rollen und Zugriffsrechte Schritt für Schritt erklärt. Bei einer konkreten technischen Frage stehen wir Ihnen telefonisch zur Verfügung.
„Was gilt bei Elektrofahrzeugen?“
Für reine Elektrofahrzeuge mit einem CO₂-Ausstoß von 0 Gramm fällt in Österreich grundsätzlich kein Sachbezug an. Für Hybridfahrzeuge gilt diese Befreiung nicht. Ein Fahrtenbuch kann bei Elektrofahrzeugen trotzdem sinnvoll sein, etwa zur Dokumentation von dienstlichen und privaten Kilometern oder zur Zuordnung von Kostenstellen.
„Was kostet die Lösung?“
Die Kosten hängen von der Anzahl der Fahrzeuge, dem benötigten Gerät und dem gewählten WEBFLEET-Tarif ab. Sie erhalten vor der Bestellung ein Angebot, in dem alle einmaligen und laufenden Kosten angeführt sind. Eventuelle Werkstattkosten sind nicht enthalten und werden direkt mit der beauftragten Werkstatt abgerechnet.
Welches Fahrtenbuch passt zu Ihrem Fuhrpark?
Sie sagen uns, wie viele Firmen-PKW Sie haben und was Sie dokumentieren möchten. Wir zeigen Ihnen, welche Lösung zu Ihren Fahrzeugen passt, welche Kosten entstehen und welche Fahrtdaten Sie für Ihre Lohnverrechnung oder Steuerberatung erhalten.
- Hotline+43 650 20 60 070
- E-Mailinfo@navitec.at
- StandortAm Irrsberg 5, 5204 Straßwalchen