Fahrtenbuch, Lenkprotokoll, Fahrtenschreiber: Was ist wofür?

Wann brauche ich ein Fahrtenbuch?

Ein Gesetz, das jedem Betrieb ein Fahrtenbuch vorschreibt, gibt es nicht. Das Fahrtenbuch ist der Nachweis, mit dem eine steuerliche Begünstigung belegt wird. Der häufigste Fall ist der Firmenwagen, den ein Mitarbeiter auch privat fährt: Liegt die private Nutzung im Jahresdurchschnitt nachweislich bei höchstens 500 Kilometern im Monat, fällt nur der halbe Sachbezug an. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen dabei als Privatfahrten. Andere Beweismittel sind zulässig, das Fahrtenbuch ist aber das übliche.

Die Lohnsteuerrichtlinien nennen als Angaben je Fahrt das Datum, den Kilometerstand, die gefahrenen Kilometer, Ausgangs- und Zielpunkt sowie den Zweck. Das Bundesfinanzgericht legt das streng aus: „Kundenbesuche“ als Zweck reicht nicht, und ein elektronisches Fahrtenbuch zählt nur, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert sind. Eine Tabelle, die sich jederzeit überschreiben lässt, erfüllt das nicht. Aufbewahrt wird das Fahrtenbuch wie andere Aufzeichnungen sieben Jahre.

Was der halbe Sachbezug in der Lohnverrechnung ausmacht, steht auf unserer Seite zum digitalen Fahrtenbuch.

Wann muss ein Lenkprotokoll geführt werden?

Das Lenkprotokoll gibt es seit 1. Jänner 2018. Es hat das frühere „persönliche Fahrtenbuch“ für die Arbeitszeit der Lenker abgelöst, daher die Verwechslung. Mit dem steuerlichen Fahrtenbuch hat es nichts zu tun.

Zu führen ist es von Arbeitnehmern, die ein Kraftfahrzeug ohne Fahrtenschreiber lenken oder auf einen freiwillig eingebauten verzichten. Selbständige fallen nicht darunter, das Arbeitszeitgesetz gilt nur für Arbeitnehmer. Die Verordnung nimmt eine Reihe von Fahrzeugen aus, für Betriebe sind zwei Ausnahmen die wichtigsten:

• PKW und Kombis, die nicht der gewerbsmäßigen Personenbeförderung dienen, wenn das Lenken nicht die Haupttätigkeit ist. Das betrifft den typischen Firmenwagen im Außendienst.
• Fahrzeuge zur Güterbeförderung bis 3,5 Tonnen, wenn das Lenken nicht die berufliche Haupttätigkeit ist und die Lenkzeit täglich unter zwei Stunden liegt, oder unter vier Stunden, sofern die wöchentliche Lenkzeit unter einem Fünftel der Wochenarbeitszeit bleibt.

Der typische Fall ist also der angestellte Fahrer, der den ganzen Tag mit dem Transporter ausliefert. Eingetragen werden unter anderem Name, Datum, Kennzeichen, Kilometerstand bei Beginn und Ende sowie Beginn und Ende von Einsatzzeit, Ruhepausen und Lenkpausen. Der Lenker führt die Protokolle der letzten 56 Kalendertage mit (bis Ende 2024 waren es 28), der Arbeitgeber prüft sie mindestens einmal im Monat und bewahrt sie mindestens 24 Monate auf.

Elektronisch geführt werden darf das Lenkprotokoll, wenn der Lenker selbst laufend einträgt, alle Angaben ihm zuordenbar, vollständig und unverändert gespeichert sind, Korrekturen sichtbar bleiben und die Daten der Behörde jederzeit vorgelegt werden können. Die Daten sind spätestens nach 28 Tagen vom Gerät zu sichern.

Eine verständliche Zusammenfassung bietet die Wirtschaftskammer unter wko.at/arbeitszeit/lenkprotokoll.

Wann ist ein Fahrtenschreiber Pflicht?

Der Fahrtenschreiber, auch Tachograph oder Kontrollgerät, ist nach EU-Recht vorgeschrieben für die Güterbeförderung mit einer zulässigen Höchstmasse über 3,5 Tonnen, einschließlich Anhänger, und für Fahrzeuge, die mehr als neun Personen einschließlich Fahrer befördern. Seit 1. Juli 2026 gilt die Pflicht auch für Fahrzeuge über 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Güterverkehr und in der Kabotage.

Ausgenommen sind unter anderem:

• Die Handwerkerausnahme: Fahrzeuge bis 7,5 Tonnen, mit denen Material, Ausrüstung oder Maschinen für die eigene Arbeit oder handwerklich hergestellte Güter befördert werden, nur im Umkreis von 100 Kilometern vom Firmenstandort, nicht gewerblich, und wenn das Lenken nicht die Haupttätigkeit ist. Diese Fahrzeuge brauchen dann unter Umständen ein Lenkprotokoll.
• Werkverkehr zwischen 2,5 und 3,5 Tonnen, wenn er nicht gewerblich ist und das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Lenkers ist.

In Österreich muss die Fahrerkarte spätestens alle 28 Tage ausgelesen werden, die Fahrzeugeinheit spätestens drei Monate nach dem letzten Auslesen. Die Daten werden mit Sicherungskopie mindestens 24 Monate aufbewahrt. Wie das ohne Rückkehr des Fahrzeugs auf das Firmengelände geht, steht auf unserer Seite zu Spedition und Schwerverkehr.